Ya no es extraño encontrar sistemas como un CRM o un ERP en una PYME; por no hablar de un helpdesk, Sistemas de inteligencia, HRM o simplemente un CMS integrado con alguna solución de email marketing.
Las pequeñas empresas utilizan el mismo tipo de herramientas que las grandes, pero esta igualdad en el terreno de juego no significa que las empresas estén sacando todo el provecho de sus sistemas de información.
Tanto para las empresas multinacionales como para las pymes, las ventajas de convertirse en una empresa con toma de decisiones centrada en los datos son las mismas: desde la optimización de procesos, la satisfacción del cliente y la mejora de los resultados como el incremento de la rentabilidad.
En esta nota compartimos seis claves para maximizar el valor de tus sistemas de información:
1 – Deja que los sistemas de información estén disponibles en toda la organización…
¿Dónde empleas tus principales sistemas de información? ¿Están disponibles sólo para la dirección, un departamento concreto o están abiertos al uso de todos los empleados? Este es un problema que se ve a menudo en las organizaciones. ¿Quién debe tener acceso a los sistemas de información?
Lo bueno de todos estos sistemas (CRM, ERP, SCM, HRM etc) es que pueden ayudar en gran medida al funcionamiento de todos y cada uno de los departamentos alineando objetivos y contribuyendo en la realización de los logros estratégicos; permitiendo el acceso a la información a todos los colaboradores del equipo con distintos perfiles de seguridad.
2 – Permite el autoservicio de información…
Y aquí ya no hablamos sólo de accesos sino también de wikis de conocimiento para el uso de los propios sistemas, procedimientos etcétera. A imagen y semejanza de los helpdesks que usan las empresas para atender el 80% de las incidencias con sus clientes.
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Ni te imaginas, o tal vez sí, lo frustrante que es que cada persona en tu empresa se dedique a lanzar peticiones a otros departamentos y esperar la respuesta.
3 – Facilita un acceso multidispositivo…
Según algunos estudios, los sistemas de información accesibles desde distintos dispositivos facilitan que la información fluya entre empleados cerca de un 60% más. Si quieres maximizar el valor de tus sistemas de información es esencial que puedas acceder a ellos desde tu móvil.
4 – Automatiza al máximo los procesos…
Los sistemas de información sólo son tan buenos como los datos que contienen, la fluidez que facilitan y la sencillez de uso. En cuanto a los dos primeros puntos, es imprescindible automatizar las tareas al máximo para evitar errores humanos en la transcripción de información.
El tercero depende de las soluciones que se integren en la empresa, es muy normal que en las compañías haya procesos manuales. Por ejemplo, en muchas situaciones un empleado dedica la mitad de su tiempo, o más, en extraer datos de una hoja Excel para preparar un informe. El problema de hacer esto así es que suele dar lugar a errores.
Para obtener lo mejor de tus sistemas de información es imprescindible detectar aquellas tareas de corta-pega que bien podrían automatizarse. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que reducirá errores en tus datos.
5 – Decide cuál es el sistema de información crítico…
En función de tus objetivos es importante que tengas claro cuál de tus sistemas de información es crítico para el buen funcionamiento de tu negocio.
¿Necesitas un sistema de información para procesar información contable, para administrar los datos de tus clientes o un dashboard para realizar seguimiento de las métricas del área? En cada caso en particular hay una solución.
6 – Facilita la colaboración…
Si de verdad quieres exprimir el valor de tus sistemas de información debes asegurarte que los usuarios pueden compartir fácilmente la información.
Por ejemplo, incorporar una red social corporativa en tu Kit de herramientas hace que el conjunto del sistema se humanice. De nada sirve tener un estupendo sistema de vigilancia tecnológica si la información y los datos que te aporta, no se distribuyen a lo largo y ancho de la organización.
Fuente: Blog Papeles de Inteligencia.
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